Wie wird aus einem Sprachmemo ein Besprechungsprotokoll im Ingenieurbüro?
Nach dem Jour fixe spricht die Projektleitung die Ergebnisse als Sprachnotiz ein oder gibt die Mitschrift weiter. Daraus entsteht ein Protokoll mit Beschlüssen und Aufgaben samt Verantwortlichen und Terminen. Offene Punkte aus dem Vorprotokoll werden übernommen, und jede Person im Verteiler bekommt einen Mailentwurf zum Versand.
Eigene Zusammenfassung oder Mitschnitt?
| Eigene Sprachnotiz danach | Mitschnitt der Besprechung | |
|---|---|---|
| Einwilligung | Keine Aufnahme anderer Personen | Alle Teilnehmenden müssen zustimmen |
| Inhalt | Nur, was ins Protokoll soll | Alles, auch Nebengespräche |
| Aufwand | Wenige Minuten Einsprechen | Technik im Raum |
Das heimliche Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar. Wir empfehlen deshalb die eigene Sprachnotiz nach der Besprechung. Das ist keine Rechtsberatung.
Was im Protokoll steht
- Beschlüsse
- Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen
- Offene Punkte aus dem letzten Protokoll
- Rückfragen, wo etwas unklar war
Testen können Sie den Ablauf ohne Anmeldung in der Demo für Ingenieurbüros.
Wann es nicht passt
Wörtliche Protokolle, etwa für Beweiszwecke, sind damit nicht gemeint. Das Ergebnis ist ein Ergebnisprotokoll, das die Projektleitung vor dem Versand prüft.
Häufige Fragen
Geht das auch mit einer handschriftlichen Mitschrift?
Die Demo verarbeitet Sprachnotiz oder Mitschrift. Fotos von Notizen probieren wir gern im Probelauf mit Ihren Unterlagen aus.
Werden die Mails automatisch verschickt?
Nein. Es entstehen Entwürfe, verschickt wird erst nach Ihrer Prüfung.
Quellen und Belege
flowsulting bietet die beschriebenen Abläufe selbst an, diese Seite ist deshalb nicht neutral. Eigene Messwerte stammen aus Tests mit Musterdaten und sind keine Kundenergebnisse.